ㅣ 제1장 총칙

제1조(목적)

본 규칙은 여흥민씨입암공파 종중의 회무처리에 필요한 세부 시행세칙을 정함으로서 투명하고 체계적인 업무수행을 목적으로 한다.

제2조(회무)

1.종중의 회무는 규약 제11조의 기능(사업)을 수행하기 위한 모든 업무를 말한다.

2.종중의 회무는 규약과 이 규칙에 의하여 처리하되 이 규칙에 정하지 아니한 사항은 일반적인 관례에 따라 처리한다.

ㅣ 제2장 인사 및 임무

제3조(고문 추대)

1. 규약 제5조에 의한 고문은 다음과 같이 추대한다.

① 입암공의 종손과 전임 회장은 당연직으로 추대한다.

② 사회적 덕망과 종사에 밝고 종중발전에 공로가 많은 원로급 종친을 추대 한다.

제4조(임무)

1. 회장.부회장.이사 및 감사의 임무는 규약 제8조(임무)에 정한 바와 같다.

2. 총무는 이 종중의 모든 회무, 회계 및 종재관리 등을 총괄 관리한다.

제5조(이사회명부 관리)

1. 총무는 종중 사무실에 이사회 임원명부를 비치하여야 한다.

2. 명부에는 성명, 생년월일, 주소, 전화번호, 사진 등 연락처를 기록하고, 변동사항을 즉시 기록하여 유지하여야 한다.

제6조(인장관리)

1. 종중인(宗中印)과 회장인(會長印)을 제작하여 관리하여야 한다.

2. 종중인(宗中印)은 문서발신, 각종 인허가 신청 및 발급용으로 사용하며 총무가 관리한다.

3. 회장인(會長印)은 종중의 예탁금 등과 같은 중요 문서에 날인한다.

ㅣ 제3장 회의 소집

제7조(회의종류 및 소집)

1.정기 이사회는 관례에 따라 년 3회 개최함을 원칙으로 한다.

① 사업년도 예․결산 이사회: 매년 1월

② 추석절이 드는 달(규약 제14조에 의거, 삼정동 묘전회의(墓前會議)로 대체 할 수 있다.)

③ 설날이 드는 달

2. 임시 이사회는 규약 제13조②항에 의거하여 회의개최가 필요할 때 소집한다.

3. 회장의 사임 등으로 공석이거나, 고의로 소집을 기피하여 회의소집이 불가능할 때에는 규약 제8조②항에 의거하여 연고순(年高順) 부회장이 소집을 대행한다.

ㅣ 제4장 문서의 처리

제8조(결재)

회무 및 회계처리의 모든 문서는 반드시 회장의 결재를 받아야 한다. 단 회장의 유고시에는 사후에 재가를 받도록 한다.

제9조(문서의 수발 및 보존)

1. 모든 문서의 수발(受發)은 접수 및 발송부(별표 제1호 서식)를 비치하고, 적시에 기록 관리하여야 한다.

2. 모든 문서는 각 종류별로 분류한 후 사업년도 별로 편철하여 보존하여야 한다.

제10조(문서의 종류 및 보존 연한)

1. 종중이 공식 생성하여 시행된 모든 문서는 영구 보존하여 종중의 역사자료화한다.

2. 발신문서에는 발신일자, 발신주체(입암)+년도+발신회차를 표시한 문서번호, 수신처, 발신처를 문서의 서두에 표기하여 체계적인 문서관리에 철저를 기여야 한다.

① 00년도00월00일 ②문서번호: 입암00년 - 제( )호 ③수신처 ④발신처

3. 종중문서 및 보책의 종류는 다음과 같이 분류한다.

① 입암공파보

② 종중규약. 종중회무처리규칙. 홈페이지 및 인터넷족보 관리규약.

③ 기본재산 목록(부동산 등기문서). 중요 계약문서

④ 이사회 회의록. 예결산 보고서. 감사보고서. 회계장부 및 입출금전표철(증빙서 첨부)

⑦ 이사회 임원명부. 종중 인감등록대장

⑧ 예탁금 관리문서(정기예금통장. 보통예금 통장)

⑨ 기타 일반문서

제11조(재산 및 문서관리 서식)

본 종중의 모든 재산 및 문서는 다음 서식에 기록 관리하여야 하며 그 서식은 이 규칙의 후면에 첨부한다.

①기본재산 관리대장(서식 1)

②장서 관리대장(서식 3)

③집기 비품대장(서식 4)

④문서 수발신 기록대장(서식 5)

⑤금전출납부(공용장부)

⑥입금전표(서식 6)

⑦출금전표(서식 7)

ㅣ 제5장 자산 및 회계관리

제12조(자산 및 회계 관리의 원칙)

본 종중의 회계는 종중의 자산운영과 수지상태를 명확하고 투명하게 관리하기 위하여 모든 수입 지출의 거래를 발생의 사실에 의하여 기업회계의 원칙에 따라 처리한다.

제13조(재산의 관리)

1. 종중이 재산을 매입 또는 매도하고자 할 때에는 종중 이사회의 매수 또는 매도의결 후에 임원 전원의 서명과 인감날인을 받아야 하며 서명 날인한 임원의 인감증명서를 첨부한 이사회 의결서와 관계청의 종중등록증을 발급받아, 종중 명의로 지체없이 등기 또는 매도 절차를 필하여야 한다.

2. 현금자산인 정기예탁금과 보통예금은 반드시 종중명의로 예치하여야 하며, 회장. 총무가 연대 부기하고 사용인장은 종중의 인감, 회장인장, 총무인장 등 3자의 인장을 예치 금융기관에 등록하여 사용하여야 한다. 단 회장 또는 총무가 사임할 경우에는 신임자의 인장으로 즉시 변경하여야 한다.

3. 총무가 신속한 회무처리를 위하여 보통예금에서 일정액을 인출하여 종중명의 총무인감으로 별도 보통예금 구좌를 개설하고, 총무 책임하에 지출하도록 한다. 단 그 보유한도액은 평균 잔고 3백만원을 초과하지 못하며, 지출금액은 제16조2항에 의거하여 반드시 사후 회장의 결재를 득하여야 한다.

제14조(회계처리의 절차)

1. 회계연도(매년1월1일부터 12월31일)별로 다음의 장부와 서류를 비치하여 기록 관리하여야 한다.

① 금전출납부

② 입금전표(증빙서 첨부)

③ 출금전표(증빙서 첨부)

2.종중의 회계관리 계정은 다음과 같다.